Dzisiejszy świat biznesu, w którym funkcjonują organizacje, charakteryzuje silna rywalizacja i globalny zasięg oraz ciągła zmiana warunków, w których musimy funkcjonować. Niezależnie od profilu i zasięgu działalności, aby móc skutecznie działać i zapewnić sobie skuteczny i stabilny rozwój, współczesna firma musi poradzić sobie z dostosowaniem się do otaczających ją realiów zmieniającego się świata. W związku z powyższym każdy dzisiaj szuka sposobów optymalizacji swoich procesów oraz kosztów a zaoszczędzone w ten sposób zasoby wykorzystuje, aby jeszcze skuteczniej odpowiadać na potrzeby rynku, na którym działa bardzo silna konkurencja. Krytycznym dzisiaj stało się ukierunkowanie wszystkich swoich działań na trzon swojego biznesu. Pełne skupienie na realizacji głównych celów organizacji i nie rozpraszanie swojej uwagi na inne aktywności jest dzisiaj koniecznym czynnikiem warunkującym osiągnięcie pełnego sukcesu.

Ktoś, kto nigdy nie miał styczności z outsourcingiem IT i nie miał okazji czerpać z niego korzyści może się zastanawiać czy taki sposób realizacji swoich potrzeb biznesowych jest dla niego korzystny i bezpieczny. Niemal nieograniczona ilość modeli, w jakich można realizować usługi outsourcingu IT daje niemal pewność, że zawsze uda się dobrać ten właściwy, który zapewni organizacji maksimum korzyści. Bardzo częstym działaniem jest przeprowadzenie audytu środowiska informatycznego. Dzięki temu, że przeprowadzałby go podmiot zewnętrzny, uzyskamy bezcenną i obiektywną wiedzę o środowisku, w którym funkcjonujemy i w którym przetwarzamy najcenniejsze dzisiaj dobro, jakim jest informacja i dane gromadzone w firmie. Po dokładnej analizie odpowiedź na pytanie, jaki obszar mojego IT mogę oddać wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej będzie gotowa.

Następnym krokiem jest odpowiedź na kolejne niezwykle istotne pytanie – ile mnie kosztuje dział IT? Nie mówimy tu tylko o kosztach związanych z wynagrodzeniami naszych pracowników IT, zakładamy wysokiej klasy administratorów i pracowników help desku, ale również o kosztach dodatkowych, jak np. samochody, komputery, telefony, powierzchnia biura, prąd, parkingi, premie uznaniowe i okazjonalne, inne dodatki około płacowe oraz koszty związane z wpływem absencji informatyka na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Koszty utrzymania profesjonalnego działu IT w organizacji są bardzo wysokie. Czy uzasadnione? Często po dokładnej analizie okazuje się, że znacznie lepsze efekty daje się osiągać korzystając z usług firm, które specjalizują się w usłudze jaką jest opieka informatyczna firm. Mają ogromne doświadczenie, bardzo szerokie kompetencje, doskonałe narzędzia oraz świetne relacje z producentami sprzętu, oprogramowania i z zewnętrznymi dostawcami usług teleinformatycznych. Mając takiego partnera można być pewnym, że czas w jakim będą usuwane potencjalne problemy będzie możliwie najkrótszy i zapewni maksymalny poziom ciągłości działania systemów informatycznych.

Jest jeszcze jeden czynnik, o którym zapominać nie wolno – ryzyko. Ryzyko rozumiane wielowymiarowo, ale jego główne punkty styczności z wewnętrznym działem IT to po pierwsze rutyna, która prowadzi w linii prostej do niedokładności działań, uśpienia czujności informatyków, pogłębiania złych praktyk w obszarze IT oraz do zahamowania rozwoju środowiska informatycznego. Wszystko jest w podstawowym stopniu utrzymywane w działaniu a aktywności są podejmowane dopiero w sytuacji gdy pojawia się problem. Nie są prowadzone niemal żadne działania proaktywne. Drugi problem, który wymaga zaznaczenia to skupienie całej wiedzy o środowisku IT w głowach jednej bądź kilu osób z działu IT. Doświadczenie pokazuje, że ta wiedza nie jest najczęściej sformalizowana i zniknięcie z organizacji kogoś z działu IT może powodować stałe bądź przejściowe trudności w sprawnym administrowaniu i zarządzaniu sferą IT. Taka sytuacja powoduje, że nad organizacją zawsze unosi się widmo awarii, której usunięcie może pochłonąć dużo czasu i kosztów a także zakłócić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i zachwiać pozycją firmy na rynku. Straty wizerunkowe są często niemożliwe lub niezwykle trudne do nadrobienia. Kolejna sprawa to częsty problem z rozwojem środowiska IT. Niewielki dział IT, zajęty bieżącą pracą nad usuwaniem problemów, nie ma najczęściej czasu i wystarczających kompetencji, aby w sposób skuteczny zaplanować rozwój infrastruktury zgodnie z najnowszymi technologiami i trendami rynkowymi. W pewnej perspektywie czasowej będzie to poważne ograniczenie dla rozwoju organizacji.

Odpowiedzią na wymienione powyżej realne i potencjalne problemy, które w różnej skali występują w każdej organizacji, jest właśnie Outsourcing IT. To co jest tu ważne to podjęcie współpracy z partnerem, który jest wysoko wyspecjalizowany w świadczeniu tego typu usług, ma wysoko wyspecjalizowaną kadrę techniczną, korzysta z najnowocześniejszych narzędzi, które zapewnią właściwy poziom administrowania środowiskami IT oraz działa zgodnie z najwyższymi standardami świadczenia tego typu usług. Koszty utrzymania i zapewnienia rozwoju środowiska IT w firmie z pomocą firmy zewnętrznej to najczęściej ułamek kosztów związanych z samodzielnym administrowaniem. Efekt redukcji kosztów uzyskujemy przy jednoczesnym podniesieniu jakości obsługi. Pamiętajmy, że mając kontrakt z firmą zewnętrzna znika nam problem z nieobecnością pracownika IT wynikającą z choroby, urlopu bądź z jakiegokolwiek innego powodu. Mamy zapewnioną absolutną ciągłość obsługi.

Firma informatyczna z racji swojego doświadczenia, pracy z wieloma różnymi organizacjami i środowiskami IT a dzięki temu znajomości rozwiązań szerokiego spektrum problemów, zapewnia dostarczenie możliwie najszybciej skutecznego rozwiązania problemu. Umiejętność szerokiego patrzenia na środowisko IT umożliwia skuteczne doradztwo i planowanie rozwoju.

Podkreślenia wymaga tu fakt, że nie mówimy o firmie zapewniającej jedynie serwis IT a o partnerze biznesowym, który funkcjonuje w ramach współpracy wielopłaszczyznowo. Zna biznes swojego Klienta, wie w którym obecnie znajduje się on punkcie, zna jego potrzeby ale wie też gdzie chce on być w przyszłości. To wszystko pozwala mu spojrzeć na środowisko IT przez aktualne i przyszłe potrzeby biznesowe i zagwarantować mu stabilny rozwój i wdrożenie najnowszych rozwiązań informatycznych. Partner zewnętrzny gwarantuje, że sfera IT stanie się efektywnym narzędziem dla zdobywania przewagi konkurencyjnej i ogromnym wsparciem dla biznesu a nie potencjalnym źródłem problemów i zagrożeń a w przyszłości kotwicą hamującą rozwój organizacji.

Ktoś może w tym miejscu zapytać czy są jakieś obszary niemożliwe bądź ponadprzeciętnie trudne do oddania w obsługę poza organizację? Takim obszarem jest bez wątpienia wsparcie w rozwiązywaniu problemów z używanym oprogramowaniem i aplikacjami, wynikających bezpośrednio z ich błędnego funkcjonowania. Najczęściej wymaga to interwencji bezpośrednio producenta danego rozwiązania i stąd problem z outsourcingiem. Niemniej pamiętajmy, że wspomniany powyżej partner nigdy nie zostawia swojego Klienta bez pomocy. W tej sytuacji weźmie na siebie wszelkie obciążenia związane z kontaktami z producentem wspomnianego oprogramowania jak też z innymi dostawcami produktów i usług szeroko związanych z teleinformatyką w firmie.

Nowoczesny Outsourcing usług informatycznych i odejście od myślenia tylko o serwisie sprzętowym i reagowaniu jedynie na pojawiające się problemy to dzisiaj szansa na stabilny rozwój i sukces rynkowy dla firm i instytucji. Przyszłość więc należy do organizacji, które będą potrafiły wykorzystać swój potencjał intelektualny i właściwie podejmować strategiczne decyzje. Optymalizacja kosztów, w tym kosztów utrzymania i rozwoju środowiska IT, oraz szukanie sposobów na skutecznym skupieniu się na podstawowej działalności organizacji to coś, co bez przerwy powinno zajmować uwagę menedżera.

Rafał Kochnowicz

Inżynier Sprzedaży - Outsourcing IT

Asset 1Poprzedni wpis
Następny wpisAsset 2